Doel bepalen
Waarom wil je eigenlijk een uitwisseling, excursie of schoolreis?
Wanneer is de uitwisseling of schoolreis voor zowel docenten als leerlingen geslaagd?
Hoe gedetailleerder je bij jezelf nagaat wat je nu eigenlijk wilt bereiken, hoe gemakkelijker je de nodige vervolgstappen kunt zetten.
Welke vorm
Wil je een korte excursie
Een meerdaagse schoolreis
Of een uitwisseling?
Reisbestemming, soort reis en het programma bepalen
Welke bestemming zorgt er voor dat je daar je doelen kunt bereiken?
Bepaal je zelf de invulling van het programma
Of maak je gebruik van bijveen schoolreisbureau of van rondleiders van musea ter plaatse enz.?
Betrek ook leerlingen bij de samenstelling van het programma.
Houd rekening met de mogelijkheden en wensen van een eventuele partnerschool
Leerlingen
Hoeveel en welke leerlingen gaan mee?
Is deelname verplicht of niet?
Dit heeft gevolgen voor de motivatie en het gedrag ter plekke.
Wat doe je met leerlingen die - opeens - niet mee kunnen of mogen van hun ouders, om welke reden dan ook?
Budget & kosten en medestanders
Wat is inbegrepen, wat niet?
Wie in de school wil dit eigenlijk?
Voorkom dat je - al of niet met een enkele collega - de enige bent die het project draagt en moet of "mag" uitvoeren zonder verdere ondersteuning of draagvlak.
Hoeveel kun je uitgeven per leerling?
Wie betaalt de kosten van de begeleiders?
Zorg dat je voldoende (contant) geld meekrijgt van school,
Zorg voor een uitgebreide post "overige uitgaven" om te voorkomen dat je moet voorschieten en elke extra uitgave moet verantwoorden en declareren.
Voorbereiding
Is er een voorbereidend bezoek nodig? Meestal wel natuurlijk!
Wie doet dat?
Wanneer?
Tijdstip en tijdsduur kiezen
Denk hierbij ook aan de tijd die je nodig hebt voor de voorbereidingen,
Zowel voor jezelf als voor de voorbereiding - en nabereiding - die de leerlingen moeten uitvoeren.
Als je met een partnerschool werkt: Welke momenten komen voor beide scholen gunstig uit?
Begeleiding en afspraken
Hoeveel collega's en of ouders gaan mee als begeleiding?
Welke collega's en of ouders gaan mee
Kunnen de begeleidende collega's het programma draaien als er iemand ziek wordt?
Wie doet wat in de voorbereiding, tijdens de reis of daarna?
Goede informatie vooraf naar ouders en de leerlingen.
Zorg voor duidelijkheid vooraf!
Als je ook leerlingen uitnodigt, laat ze bij hun ouders zitten en niet op een kluitje bij elkaar.
Zorg er dan ook voor dat de bijeenkomst ook een deel met actieve bijdragen van leerlingen bevat.
Vervoermiddel bepalen
Bus, trein, vliegtuig?
Welke kosten zijn daarmee verbonden?
Kun je ter plaatse met openbaar vervoer uit de voeten of heb je een bus nodig?
Veiligheid
Is er iemand met een EHBO-diploma in de groep?
Op wie kun je terugvallen in de school
Denk ook aan weekenden - als er calamiteiten zijn?
Heb je daar de telefoonnummers van?
Ervaringen van vorig jaar gebruiken
Als je al eerder een uitwisseling, excursie of schoolreis organiseerde: Wat waren de "lessen" van de ervaringen van de vorige keer?
Verzekering
Hoe is de groep verzekerd - en waarvoor wel of niet?
Een collectieve verzekering is naar verhouding goedkoop.
(Gedrags)regels en afspraken
Ga in op de verantwoordelijkheid van de leerlingen, van de begeleiders en waar de grenzen zijn.
Bagage
Wat moet en mag mee?
Gegevens deelnemers verzamelen
Inventariseer dieetwensen, medische op persoonlijke bijzonderheden.
Maak een kopie van het paspoort.
Ook kan het handig zijn om mobiele nummers te vragen, voor het geval er iets gebeurt of als je iemand kwijt bent.
Wat moet je als leiding meenemen voor onderweg?
Bijvoorbeeld pennen, werkmateriaal enz.
Instaplijstjes, gesorteerd op voornaam van de deelnemers.
Zo kun je meteen wegrijden als je bijvoorbeeld met een bus onderweg bent.
Denk ook aan de telefoonnummers en adressen van de gastgezinnen/hotels en van de leiding.

Checklist excursies