Acht weken voor het evenement
Bepaal het doel van het evenement.
Bepaal evenement sponsors.
Kies een voorlopige datum.
Controleer de beschikbaarheid van de evenements locatie (check eventbeperkingen - niet roken, capaciteit, enz.).
Identificeer de beoogde doelgroep.
Beslis over artiesten, DJ's, speakers.
Vaststelling van de initiÃ«le begroting.
Delegeren (reclame, logistiek, food, luidsprekers, decoraties, evaluaties, enz.).
Reserveer ruimte & vraag speciale voorziening aan (bijvvroege ochtend, 's avonds laat, enz. Denk aan extra kosten.)
Zes weken voor het evenement
Maak de datum, tijd en locatie van het evenement definitief.
Sluit contracten met entertainment, indien nodig.
Kennismaken met catering voor eten en drinken.
Reserveer audio / visuele apparatuur.
Bestel prijzen en souvenirs.
Maak regeling voor kaartverkoop (distributie, kosten, ontvangsten, enz.).
Reserveer beveiliging, indien nodig.
Regel vervoer (indien nodig).
Regel voor bezoekers parkeer gelegeheid (indien nodig).
Vijf weken voor het evenement
Beslis over een thema en titel van het evenement.
Ontwikkelen van een plan voor reclame en publiciteit.
Bevestig contracten met leveranciers.
Maak de begroting definitief
Vier weken voor het evenement
Proeflezen reclame uitingen (met inbegrip van auteursrechten aangelegenheden).
Indienen verzoek voor de eerste advertenties.
Drie weken voor het evenement
Begin reclamecampagne.
Begin werken aan decoraties (het bestellen van bloemen, spandoeken, ballonnen, servetten en speciale platen, enz.).
Twee weken voor het evenement
Begin aanleveren publiciteit.
Vrijwilligers organiseren voor evenement.
Verzoeken indienen voor de laatste advertenties.
Een week voor de gebeurtenis
Verdeel strooibiljetten, e-mails, borden, flyers voor evenement.
Maak evenement evaluaties.
Dag van Evenement
Check faciliteit set-up.
Versieren.
Set-up voor de kaartverkoop en programma distributie.
Evaluaties te verzamelen.
Betaal performers NA het evenement.
Week na het evenement
Stuur bedankt-kaartjes.
Check alle facturen.
Bijeenkomst met de evenementen commissie ter evaluatie van het evenement.

Evenement Checklist

Related Checklist Templates: