Evenement Checklist
Inhoudsopgave
Acht weken voor het evenement
Bepaal het doel van het evenement.
Bepaal evenement sponsors.
Kies een voorlopige datum.
Controleer de beschikbaarheid van de evenements locatie (check event).
beperkingen - niet roken, capaciteit, enz.).
Identificeer de beoogde doelgroep.
Beslis over artiesten, DJ's, speakers.
Vaststelling van de initiële begroting.
Delegeren (reclame, logistiek, food, luidsprekers, decoraties, evaluaties, enz.).
Reserveer ruimte & vraag speciale voorziening aan (bijv
vroege ochtend, 's avonds laat, enz. Denk aan extra kosten.)
Zes weken voor het evenement
Maak de datum, tijd en locatie van het evenement definitief.
Sluit contracten met entertainment, indien nodig.
Kennismaken met catering voor eten en drinken.
Reserveer audio / visuele apparatuur.
Bestel prijzen en souvenirs.
Maak regeling voor kaartverkoop (distributie, kosten, ontvangsten, enz.).
Reserveer beveiliging, indien nodig.
Regel vervoer (indien nodig).
Regel voor bezoekers parkeer gelegeheid (indien nodig).
Vijf weken voor het evenement
Beslis over een thema en titel van het evenement.
Ontwikkelen van een plan voor reclame en publiciteit.
Bevestig contracten met leveranciers.
Maak de begroting definitief
Vier weken voor het evenement
Proeflezen reclame uitingen (met inbegrip van auteursrechten aangelegenheden).
Indienen verzoek voor de eerste advertenties.
Drie weken voor het evenement
Begin reclamecampagne.
Begin werken aan decoraties (het bestellen van bloemen, spandoeken, ballonnen, servetten en speciale platen, enz.).
Twee weken voor het evenement
Begin aanleveren publiciteit.
Vrijwilligers organiseren voor evenement.
Verzoeken indienen voor de laatste advertenties.
Een week voor de gebeurtenis
Verdeel strooibiljetten, e-mails, borden, flyers voor evenement.
Maak evenement evaluaties.
Dag van Evenement
Check faciliteit set-up.
Versieren.
Set-up voor de kaartverkoop en programma distributie.
Evaluaties te verzamelen.
Betaal performers NA het evenement.
Week na het evenement
Stuur bedankt-kaartjes.
Check alle facturen.
Bijeenkomst met de evenementen commissie ter evaluatie van het evenement.
Download of Print deze Evenement Checklist
Krijg een printbare versie van deze checklist in jouw voorkeursformaat: PDF, Word, Excel, of print direct vanuit je browser.
Aangeboden door:
Karin van Wijk
Stats
Weergaven
16
Weergaven: 16
Gebruik
11
Gebruik: 11
Taken
48
Taken: 48
Details
Evenementen zijn van alle tijden; denk aan gladiatorengevechten, riddertoernooien, kermissen en markten. Zeker door de groter wordende vrije tijd van de mensen is de markt voor evenementen sterk groeiende. Dit is voornamelijk te zien aan het aantal evenementen, zoals beurzen, congressen, exposities, festivals, sportmanifestaties en bedrijfsevenementen, die plaatsvinden.. Hierbij kan gedacht worden aan de TMF- awards, Pepsipop, de huishoudbeurs, TT in Assen, Lowlands en zo zijn er nog veel meer evenementen te noemen. Ben jij ook belast met het organiseren van een evenement, en heb je geen idee waar te beginnen. Dan is onze 'evenementen checklist' een goede start!
Who it's for
Deze Evenement Checklist is voor iedereen die een eenvoudige, praktische manier wil om dingen gedaan te krijgen zonder stappen over te slaan.
- Voorkom vergeten - bewaar al je Evenement essentials op één plek (extern geheugen)
- Bespaar tijd - begin met een bewezen Evenement structuur in plaats van een blanco pagina
- Blijf op koers - volg de voortgang, kom later terug en behoud momentum
- Coördineer met anderen - deel de lijst en verdeel verantwoordelijkheden
- Leer het proces - volg de stappen in een logische volgorde, zelfs als het je eerste keer is
How to use it
Hoe gebruik je deze Evenement Checklist
- Bewaar Evenement Checklist in je gratis Checklist account zodat je voortgang opgeslagen en gesynchroniseerd wordt op alle apparaten.
- Pas het aan in de app: verwijder wat niet van toepassing is en voeg je eigen details toe voor Evenement (datums, maten, adressen, notities).
- Als anderen betrokken zijn, nodig hen uit om samen te werken en verantwoordelijkheden te verdelen.
- Werk de lijst af: vink items af terwijl je bezig bent en stel herinneringen in voor tijdgevoelige stappen.