Introductie

Bedrijven die zakendoen met het Verenigd Koninkrijk verkeren nog altijd in onzekerheid over de uitkomst van de naderende Brexit. Daarom is het belangrijk om op alle scenario’s voorbereid te zijn en aan de slag te gaan met je documentatie.

Dat het Verenigd Koninkrijk de Europese Unie gaat verlaten lijkt vooralsnog een voldongen feit. Wanneer deze afsplitsing plaatsvindt en onder welke omstandigheden is echter nog altijd niet duidelijk.

Desondanks moeten Nederlandse bedrijven die zakendoen met Britse bedrijven voorbereidingen treffen. Onder andere de Rijksoverheid↗ en Belastingdienst↗ hebben informatie beschikbaar gesteld om ondernemers op weg te helpen.

Meer papierwerk voor ondernemers

Een zeer waarschijnlijk gevolg van de Brexit is dat ondernemers met meer documenten en formulieren te maken krijgen. Het verkeer van goederen, personen en kapitaal van en naar het Verenigd Koninkrijk wordt namelijk een veel complexer proces. Deze ontwikkelingen gaan bedrijven veel meer tijd en daarmee geld kosten.

Een belangrijk onderdeel van de voorbereidingen die deze bedrijven nu alvast kunnen treffen zijn onder andere:

Het inventariseren van alle extra documenten waar men mogelijk mee moet gaan werken
Alvast afspraken maken en vastleggen met Britse klanten, toeleveranciers of andere zakenrelaties
Belangrijke documenten, formulieren en andere schriftelijke communicatie naar het Engels laten vertalen

Waarom vertalingen?

Documenten die straks nodig zijn voor bijvoorbeeld het importeren of exporteren van goederen, personen en kapitaal dienen zo nauwkeurig mogelijk vertaald te worden. Hiermee verklein je de kans op miscommunicatie aanzienlijk.

Juist in tijden van onzekerheid en ingrijpende ontwikkelingen moet je kunnen rekenen op heldere communicatie. Denk bijvoorbeeld aan een native vertaler Nederlands Engels die hoogwaardige vertalingen levert rekening houdt met onder meer:

Correcte spelling en grammatica
Sociaal culturele context
Vakjargon rondom bijvoorbeeld financiële en notariële stukken
Gewenste lay-out van het te vertalen document

Documenten vertalen

Ter voorbereiding op de Brexit kunnen Nederlandse ondernemers nu alvast beginnen met het (laten) vertalen van de volgende belangrijke documenten van het Nederlands naar het Engels.

HRM

Wanneer je Britse werknemers in dienst hebt is het belangrijk dat zij staan ingeschreven bij ‘Basisregistratie Personen’. Documenten die in dit geval goed vertaald moeten worden zijn eventuele uittreksels uit dit register, maar ook geboorteakten en verblijfsvergunningen.

Verder moeten arbeidsovereenkomsten eventueel worden aangepast aan de nieuwe situatie na de Brexit.

Bedrijfsontwikkeling

Staat je bedrijf op het punt uit te breiden binnen het Verenigd Koninkrijk door middel van bijvoorbeeld een dependance of dochteronderneming? Let er dan op dat documentatie als een akte van oprichting en statuten goed worden vertaald.

Denk daarnaast aan alle documenten die vereist zijn voor de reguliere bedrijfsvoering, zoals: