Bepaal wie je wil uitnodigen.
De grootte en samenstelling van je gastenlijst zal voor een groot gedeelte de sfeer van je feest bepalen.
Ruimtegebrek en/of een bepaald budget kunnen je dwingen ergens een grens te trekken en dat wordt je niet altijd in dankbaarheid afgenomen (Waarom was hij wel uitgenodigd en ik niet).
Wat betreft de samenstelling: een feest waar iedereen elkaar al kent zal gemakkelijker lopen, maar een feest waar onbekende mensen elkaar vinden kan minstens zo leuk zijn. Dat vergt dan wel wat meer inspanning van de gasten en vooral ook van de gastheer en/of -vrouw.
Kies de locatie voor het feest.
Een kleiner feest kan natuurlijk gewoon thuis of in de eigen tuin worden gevierd.
Hou er wel rekening mee dat ook een klein feestje nogal wat rotzooi op kan leveren.
Met een feest op locatie hoef je je daar doorgaans minder druk over te maken. Met een mooie, originele locatie kun je bovendien iets heel bijzonders van je feest maken.
Houd bij de keuze van een locatie wel altijd de bereikbaarheid voor je gasten in de gaten.
Denk daarbij aan parkeergelegenheid, openbaar vervoer
En eventuele overnachtingen in de buurt.
Als je de catering graag (apart) wil laten verzorgen, loont het om even goed rond te kijken. Er is nogal eens sprake van forse prijsverschillen tussen verschillende cateraars.
Bespreek van tevoren wel alvast wat je aan catering wil
Maar wacht met het vastleggen van de hoeveelheid tot het aantal aanwezige gasten bekend is.
Een band kan een speciale sfeer neerzetten, maar is doorgaans een stuk duurder. Bedenk ook goed hoe je de pauze(s) op wilt vullen.
Kies je voor een DJ, spreek dan vooraf je muzikale wensen goed door.
Ga ook alvast op zoek naar geschikte muziek voor je feest; stel bijvoorbeeld een playlist samen op deze website.
Je kan hier ook het licht, geluid een de DJ voor je feest boeken.
Regel zowel een band als een DJ bijtijds, want deze zijn vaak al ver vooruit volgeboekt.
Overweeg een professionele foto- en/of videograaf.
Afhankelijk van de aanleiding voor een feest, kan een professionele fotograaf en/of een videograaf een bijzondere toegevoegde waarde hebben op je feest. Bijvoorbeeld als het een afscheid vanwege pensioen of immigratie betreft.
Bespreek vooraf alvast de personen of gebeurtenissen die je zeker op de foto/video wilt hebben.
Een familielid of vriend inschakelen om de hele dag op foto/video vast te leggen is een goedkoper alternatief, maar houd er wel rekening mee dat hij dan zelf weinig van het feest zal meekrijgen.
Regel een annuleringsverzekering.
Stel voor elk onderdeel van het feest een bedrag vast, bij voorkeur op basis van offertes.
En vergeet in je begroting niet de post onvoorziene kosten van 10% als vangnet voor onverwachte uitgaven.
Zet gemaakte afspraken op papier.
Zorg dat alle overeenkomsten (met de locatieverhuurder, de cateraar, het entertainment, et cetera) ook schriftelijk worden vastgelegd. Dit om later onnodige misverstanden te voorkomen.
Maak een voorlopig draaiboek.
Houd nauwkeurig bij wat er op je feest moet gebeuren, waar dat gebeurt en door wie dit wordt geregeld.
Pas bij iedere tussentijdse verandering het draaiboek aan.
Van het uiteindelijke draaiboek krijgen alle betrokkenen straks vanzelfsprekend ook een exemplaar.
Kies eventueel een thema.
Maak het jezelf en je gasten alleen niet erg moeilijk met een ingewikkeld thema. Kies een thema waarvoor iedereen wel wat geschikts in de garderobe heeft hangen. Bijvoorbeeld een kleur.
Met verlichting kun je bovendien heel gemakkelijk een feestruimte omtoveren in je themakleur.
Kies een ontwerp voor de uitnodigingen.
Het wordt steeds gebruikelijker om alle gasten per email uit te nodigen. Maar een gedrukte of geschreven uitnodiging is natuurlijk veel persoonlijker. Op een stijlvolle, originele uitnodiging zal de (positieve) respons vele malen groter zijn.
Doe wat inspiratie op het internet op of laat je voorlichten door een drukker.
Als het feest een bepaald thema meekrijgt, dan sluit het ontwerp van de uitnodiging daar vanzelfsprekend op aan.
Bedenk promotiemateriaal voor het feest.
Organiseer je een feest waar je zoveel mogelijk mensen naartoe wil lokken (bijvoorbeeld een studentenfeest), dan zul je daarvoor promotie moeten gaan maken.
Een mooie poster of flyer bijvoorbeeld.
Of als het budget het toelaat: bedrukte gadgets. Je kunt dergelijke hebbedingetjes laten maken als promotiemateriaal voor het feest, maar eventueel ook na het feest uitdelen als leuke herinnering.